부산대학교 기록관 운영규정

제정 2007. 12. 3 규칙 제1513호

개정 2008. 10. 9 규칙 제1602호

개정 2017. 6. 29 규칙 제2445호

개정 2020. 7. 31 규칙 제2670호

개정 2024. 8. 29 규칙 제2962호

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법률”이라 한다) 제13조 및 같은 법 시행령(이하 “시행령”이라 한다) 제10조의 규정에 따라 설치 된 부산대학교 기록관(이하 “기록관”이라 한다)의 운영에 관한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 이 규정은 부산대학교(이하 “본교”라 한다)의 모든 기록물에 대하여 적용하며, 부산대학교 기록관(이하 “기록관”이라 한다) 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다.

제3조(용어의 정의) ① 이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.

1. “기록물”이란 부산대학교와 그 부속시설이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.

2. “전자기록물”이란 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성하여 송·수신 또는 저장되는 전자문서, 웹기록물, 행정정보 데이터세트 등의 기록정보 자료를 말한다.

3.“비치기록물”이란 카드·도면·대장 등과 같이 사람·물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리나 확인 등에 수시로 사용되어, 처리과에서 계속 비치·활용하여야 하는 기록물을 말한다.

4. “대학사료”란 본교의 역사성과 전통성 확립을 위해 수집한 모든 유형의 기록물을 말한다. 단, 본교에서 생산한 기록물 외에도 외부기관·단체 및 개인 등이 생산·취득한 사료 중 관장이 보존할 가치가 있다고 인정하는 모든 형태의 기록물도 포함할 수 있다.

5. “기록물관리”란 기록물의 생산․분류․정리․이관․수집․평가․폐기․보존․공개․활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.

6. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존․관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설과 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기관을 말한다.

7. “처리과”란 문서수발과 사무 처리를 담당하는 대학본부, 단과대학, 일반․전문․특수대학원, 지원․부속시설 및 연구시설의 각 과․행정실 등을 말한다.

8. “기록관리시스템”이란 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

② 그 밖의 용어와 용어의 해석은 관련 법률 및 시행령에 따른다.

제4조(조직) ① 기록관에 관장(“이하 관장”이라 한다)을 두며, 관장은 총장이 임명 또는 위촉 한다.

② 관장의 임기는 2년으로 하되, 연임할 수 있다. 다만, 보직자가 관장을 겸할 경우 해당 관장의 임기는 해당 직위에 재직하는 기간으로 한다.

③ 총장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무 등 기록물관리 업무 및 행정, 보안 등 기록관 운영에 필요한 전담인력을 배치할 수 있다.

④ 관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제5조(직무) ① 기록관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립․시행

2. 기록물의 수집·관리 및 활용

3. 기록물 분류기준 수립·정비 및 기록관리기준표 운영·관리

4. 기록물 생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보

5. 기록물 평가심의회 운영

6. 처리과 기록물관리에 대한 교육·지도·감독 및 지원

7. 대학사료의 수집·관리 및 활용

8. 기록물 전시 및 홍보

9. 정보공개 청구의 접수와 정보공개심의회 운영

10. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항

② 처리과의 기록물관리책임자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 기록물 및 기록물철의 등록·관리

2. 처리과별 기록관리기준표 작성·관리

3. 단위과제별 기록물철 작성기준의 수립

4. 기록물의 정리·보관 및 이관

5. 간행물의 등록 및 관리

6. 그 밖에 처리과 기록물관리에 관한 사항

제6조(운영위원회) ① 기록관 운영과 기록물관리에 관한 중요한 사항을 심의․의결하기 위하여 운영위원회(이하 “위원회”라 한다)를 둔다.

② 위원회는 위원장을 포함한 10명 이내의 위원으로 구성하고, 위원장은 관장이 된다.

③ 위원은 본교 교직원 중에서 관장이 임명하고 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다.

④ 위원회에 간사를 두되, 간사는 기록관 소속 직원 중에서 관장이 임명한다.

⑤ 위원회는 다음 각 호의 사항을 심의․의결한다.

1. 기록관 운영에 관한 기본계획 수립

2. 기록관 규정의 제정·개정 및 폐지

3. 예산과 결산에 관한 사항

4. 그 밖에 위원장이 본교 기록물 관리에 필요하다고 인정하는 사항

⑥ 위원회의 회의는 위원장이 소집하며, 재적위원 과반수의 출석으로 개회하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

제7조(기록물의 관리) ① 처리과의 장은 처리과에서 수행하는 업무과정과 결과를 포함하여 결재정보, 보고사항, 검토사항, 이력사항 등이 기록물로 생산·등록되어 관리될 수 있도록 하여야 한다. 단, 기록관장은 필요 시 대학 관련 개인 또는 유관기관·단체의 업무과정 또는 연구과정 등에서 발생한 자료를 생산·수집대상 기록물로 지정하여 등록·관리할 수 있다.

② 처리과의 장은 모든 기록물의 생산·접수 시 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호를 부여하여 등록하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화계획을 수립·시행하여야 한다.

③ 처리과의 장은 전년도에 생산·완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철 등을 실시하여야 한다.

④ 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.

⑤ 처리과의 장은 생산·완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년 이내에 목록과 함께 기록관으로 이관하여야 한다. 단, 처리과에서 업무에 계속 활용할 필요가 있는 기록물을 사전에 이관연기신청서 또는 비치기록물 지정내역서를 기록관장에게 제출하여 승인 받은 후 기록관리기준표로 정하는 비치기간까지 그 처리과에서 보관할 수 있다.

⑥ 처리과의 장은 기록물의 생산 시 건 단위로 공개여부를 구분하고 전자기록생산시스템의 등록정보로 관리되도록 하여야 하며, 기록관으로 이관할 때 공개여부를 재분류하여야 한다. 다만, 기록물을 생산한 처리과가 폐지되었거나 명확하지 않은 처리과에서 이관·수집된 기록물은 기록관에서 공개여부를 재분류 할 수 있다.

제8조(기록물의 평가 및 페기) ① 기록물을 평가·폐기하는 경우에는 생산부서 의견조회, 기록물관리전문요원의 심사 및 평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다.

② 기록물 평가심의회에서 폐기로 의결된 기록물을 폐기하려는 경우 관련 법규의 기준과 절차를 준수하여야 한다.

제9조(기록물평가심의회) ① 기록물 평가 및 폐기를 위하여 기록물 평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 구성·운영한다.

② 심의회는 위원장을 포함한 5명 이내의 위원으로 구성하고, 위원장은 관장이 된다.

③ 위원의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다.

④ 심의회의 위원은 관장이 기록물 평가에 적합하다고 인정되는 본교 교직원과 2인 이상의 민간전문가를 임명하거나 위촉한다.

⑤ 심의회에 간사를 두되, 간사는 기록관 소속 직원 중에서 관장이 임명한다.

⑥ 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개회하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 다만, 부득이한 사정으로 참석할 수 없는 경우에는 서면으로 의견을 제출할 수 있으며, 이 경우 해당 위원은 회의에 출석한 것으로 본다.

⑦ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.

1. 평가대상 기록물에 대한 보존기간 재책정·보류 또는 폐기

2. 기타 기록물 평가와 관련하여 관장이 요청한 사항

⑧심의회의 위원장 및 위원은 기록물 평가와 관련하여 알게 된 사항이나 비밀을 사적인 이익을 위하여 이용하거나 누설하여서는 안 된다.

제10조(전자기록물의 관리) ① 관장은 컴퓨터 등의 정보처리장치에 의하여 생산·관리되는 전자기록의 안전하고 체계적인 관리 및 활용 등을 위하여 다음 각 호의 사항을 포함하는 전자기록물 관리체계를 구축·운영할 수 있다.

1. 전자기록물 관리·운영을 위한 기능·규격·보존포맷 등 표준화에 관한 사항

2. 전자기록물 데이터 공유 및 통합 검색·활용에 관한 사항

3. 전자기록물 진본성 유지를 위한 데이터 관리체계에 관한 사항

② 정보전산원장은 기록물 전산화와 기록관리시스템 운영에 적극 협조하여야 한다.

③ 그 밖에 전자기록물 관리에 관한 사항은 관련 법률 및 시행령, 중앙기록물관리기관의 관련 표준에 따른다.

제11조(보안관리 및 재난대책) ① 관장은 보안업무규정에 따라 기록관의 보존서고 및 전산실의 보안관리를 철저히 하여야 하며, 비밀기록물의 안전한 보존 및 관리를 위하여 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.

② 관장은 비상사태에 대비하여 재난대비용품을 구비하고 재난대비계획을 수립·운영하여야 한다.

제12조(재정) 기록관 운영에 필요한 재정은 본교 예산과 그 밖의 수입금으로 충당한다.

제13조(운영세칙) 그 밖에 기록관 운영에 필요한 세부사항은 총장의 승인을 얻어 관장이 따로 정한다.

부칙(제2445호, 2017. 6. 29.)

이 규정은 공포한 날부터 시행한다.

부  칙(제2670호, 2020. 7. 31.)

이 규정은 공포한 날부터 시행한다.

부칙(제2962호, 2024. 8. 29.)

제1조(시행일) 이 규정은 공포한 날부터 시행한다.